¡Querido educando! ¡Me alegra verte por aquí! ¿Listo para nuestro tema de hoy? En esta ocasión, hablaremos sobre los viajes de negocio. Un tema recurrente en estos días, sobre todo ahora que se ha descubierto la importancia de los viajes empresariales, ya que son un excelente incentivo para estimular a los empleados, además de que es importante para conocer contactos o expandir nuestro mercado.

Pero, ¿sabías que las empresas, incluyendo a las Pymes, pueden gastar muchísimo dinero al año en viajes de negocios? Pues así es, resulta que, en México, de acuerdo a un artículo de Mundo Ejecutivo, la industria de los Viajes de Negocio representa el segundo lugar en gastos controlables de las empresas, justo después de la nómina. ¡Guau! Y más aún, del dinero destinado a los viajes, el 80 % se va en boletos de avión, 17 % en reservación de hoteles y un 3 % en traslados terrestres.

Pero eso no es motivo para erradicar los viajes, no, no, no. Afortunadamente, existen algunos truquitos para recortar gastos y ahorrar en las cuentas de la compañía. Lo principal, es que tus empleados o la persona destinada a viajar, deje de gastar tanto en cada viaje.

Ya sé que parece imposible, y sobre todo si no estás ahí para vigilarlos, pero y ¿si lo recompensas? Piénsalo, por ejemplo, puedes crear una dinámica en la que indique que cuanto más lejos quede de la cifra indicada, mayor será su recompensa, no sé, como por ejemplo, un dinero extra en su nómina, días de vacaciones, mejoras en su condición dentro de la empresa, o lo que sientas que les va a gustar. El objetivo es incentivar al trabajador, mientras la compañía ahorra en concepto de viajes.

Pero mientras son peras o son manzanas, tú puedes contribuir un poco en la reducción de gastos con estos sencillos tips, ¡veamos cuáles son!

1. Planifica los viajes con anticipación

La mejor forma de ahorrar es no dejar la logística al último momento, al contrario, intenta planificar los viajes con tiempo de sobra. Pues de acuerdo con datos recientes de Travel Leaders Corporate, una empresa estadounidense, si te organizas y reservas tu viaje con mínimo 21 días de anticipación, puedes reducir el gasto ¡hasta en un 100 %!

2. Haz valer tus puntos de viaje

No es algo a lo que estemos acostumbrados, pero si revisas las tarjetas de crédito con las que cuenta tu empresa, podría sorprenderte los premios que estas ofrecen a sus clientes, como millas de viaje o puntos, los cuales pueden ser usados para boletos de avión o para hoteles. Claro que, dependiendo de la tarjeta y de qué tanto la uses, podría no ser tan sencillo juntar los puntos necesarios para hacerlos efectivos; pero no pierdes nada con revisar.

Si tienes dudas sobre el uso que le puedes dar a tus puntos, un asesor bancario seguro te ayudará a sacarle provecho a tus tarjetas de crédito. Ya verás cómo te sorprenderás con algunos sistemas que te permiten pasar noches gratis en excelentes hoteles.

3. Reduce al máximo el precio por vuelo

A veces, sobre todo cuando organizamos viajes continuamente, solemos casarnos con una sola agencia de viajes. ¡No lo hagas! Cada que compres un boleto o reserves un hotel, revisa diferentes portales hasta que encuentres los mejores precios y tarifas. Las ofertas no siempre las encontrarás en el mismo portal, porque depende mucho del destino o la temporada.

También es muy importante disponer de la mayor flexibilidad a la hora de viajar, pues esto podría rebajar los precios por vuelo de forma considerable. Ahora que, si se trata de alguna reunión, convención o junta de negocios, cuando organizas tu viaje con antelación, podrías ser tú quien intente acordar las reuniones en fechas según tu conveniencia y la de tu equipo. Sé que todo esto parece complicado, pero verás que sí se puede…

4. Viaja con equipaje de mano

Esto no depende tanto de ti, pero es un hecho que viajar ligero no solo es más cómodo, sino también más barato. Dependiendo de la compañía que contrates, podrías ahorrarte unos $1000 pesos a la hora de entrar y salir del vuelo cuando factures tu maleta.

Incluso, si tú o tus empleados son viajeros frecuentes, podrías otorgar una maleta (hasta con el logo de la empresa si quieres) que cuente con las medidas y las especificaciones precisas para evitar los cargos extra de todos los viajes que se tienen que hacer.

Eso sí, la maleta debe ser de alta calidad, con las medidas correctas y que pueda extenderse un poco, por si es necesario incrementar su capacidad en caso de que necesiten quedarse unos días más, sin tener que recurrir a otra maleta.

5. Renta un auto

La idea de rentar un carro suena a “gasto extra”, ¿no crees? Pero de verdad, rentar un auto en la ciudad de destino puede beneficiarte más, que si cada quien lleva su propio auto. ¿Por qué? Porque te estarás ahorrando gasolina, tiempo y dinero. Para que te resulte económico, al igual que cuando compras un boleto de avión o una reservación de hotel, entre más tiempo de antelación lo hagas, más barato te saldrá. La clave está en comparar diversas opciones para encontrar excelentes ofertas y descuentos.

6. Aprovecha las ofertas que incluyen hotel y avión

Existen sitios como Expedia, donde puedes encontrar promociones que incluyen hotel y avión a buen precio. No importa si tu viaje es de un día para otro, siempre trata de ir a la sección de ofertas para ver si hay alguna que puedas aprovechar.

7. Busca hoteles en las zonas cercanas a la capital

Los hoteles que se encuentran en las ciudades grandes siempre serán mucho más caros que los que están en los alrededores. Por ello, procura reservar en hoteles que se encuentren en ciudades o pueblos cercanos al destino elegido. ¡Es increíble cómo bajan los precios! Incluso podrías encontrar hoteles que incluyen los mismos servicios, que aquellos más cercanos a la zona turística, y hasta con algunos extras, como transporte, por ejemplo, lo cual podría resultarte más accesible y económico.

8. Elige restaurantes locales

La mayoría de los viáticos puede irse en restaurantes muy caros o gourmet. Lo mejor es desayunar, comer o cenar en los restaurantes locales, mercado o cafeterías; pues, además de ahorrar, aprenderás un poco sobre la cultura gastronómica de la región. Solo pregunta a las mismas personas que viven ahí un lugar que te recomienden.

Otra opción económica, y sobre todo si te preocupa la parte de comprobación de gastos, es comprar comida en el supermercado y cocinar tú mismo. Los mejores alimentos que puedes almacenar en tu hotel sin que se echen a perder son pan de caja, yogurt, latas de atún, agua embotellada, gelatinas, etc. De esta forma podrían desayunar y cenar en la habitación, y únicamente gastar a la hora de la comida.

9. Prioriza a los nuevos contactos

Lo más increíble de los viajes, es que te ofrecen la oportunidad de hacer networking, que es cuando distintos profesionales y emprendedores se reúnen para formar relaciones empresariales, y así desarrollar oportunidades de negocio, compartir información y buscar clientes potenciales. Por esa razón es muy importante saludar y hablarles a diversos expositores, vendedores, asistentes, entre otros. De ser posible, pedirles su LinkedIn para mantenerse conectados, pues ya sabes lo que dicen, que las nuevas conexiones pueden convertirse en nuevos contratos.

10. Aumenta los requisitos de reembolso

Esta es la parte que todos los empleados o viajeros de negocio odian, sobre todo cuando quieren pedir reembolso de gastos y el departamento de contabilidad los rechaza. Pero es muy importante que toda la compañía entienda que los gastos de tarjeta y los recibos de la tarjeta de crédito no son suficientes para entender qué gastos se efectuaron durante el viaje.

Para que no te desfalquen con el reembolso de los viajeros empresariales, aprende a ser más exigente con los detalles para justificar gastos, pide por ejemplo facturas completas, recibos detallados y hojas de ruta, o alguna otra que te convenga. Estos documentos te ayudarán a llevar un mejor control de los gastos en viajes, además de contribuir a disuadir compras ocultas y mantener gastos derivados de viajes dentro del presupuesto establecido y la política de empresa.

Así que ya sabes mi querido educando, tu tarea de hoy es buscar la mejor manera de optimizar los gastos de viajes de negocios de tu empresa. Eso sí, no pierdas de vista que no se trata de regañar o limitar a tus viajeros, sino de reducir costos en viajes de negocio y que se vea reflejado en mejores beneficios para ellos dentro de la empresa. Ya que por el contrario, si los empleados no encuentran beneficio alguno en este ahorro, no solo no te ayudarán a realizar esta meta, sino que quedarás mal como una compañía opresora.

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